Eigentümer- und Bewertungsgespräche mit KI protokollieren: von der Sprachnotiz zum CRM-Eintrag

Stand: 02.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Ein Akquisegespräch mit Eigentümern liefert viele Details: Verkaufsgrund, Zeitrahmen, Preisvorstellung, Modernisierungen, Erben oder Miteigentümer. Wer das erst abends aus dem Gedächtnis ins CRM tippt, verliert die Hälfte. KI-Funktionen helfen an zwei Stellen: Sie machen aus einer Sprachnotiz oder einem Transkript eine strukturierte Zusammenfassung, und sie übertragen Daten in den Datensatz. Wir zeigen, was drei Tools aus unserem Verzeichnis laut Anbieter leisten, und worauf Sie bei Aufnahmen achten müssen. Anbieterangaben aufgerufen am Stand Oktober 2026; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht.

Abgrenzung: Wie Sie Anfragen und Eigentümer-Leads vor dem Gespräch vorqualifizieren, steht in Eigentümer-Leads mit KI qualifizieren. Hier geht es um die Dokumentation nach oder während des Gesprächs.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Variante 1: Sprachnotiz nach dem Termin

Die datensparsamste Variante: Sie nehmen das Gespräch nicht auf, sondern sprechen direkt danach Ihre eigene Zusammenfassung ein. So entsteht keine Aufnahme der Stimme Ihres Gegenübers.

onOffice AI Studio: Datensatz aus der Sprachnotiz

Im onOffice AI Studio legt ein KI-Agent laut Anbieter Immobiliendatensätze an; als Eingabe sind Text, eine Sprachnotiz, Dokumente oder Fotos möglich. Mit „Immobilie vervollständigen“ ergänzt der Agent einen bestehenden Datensatz. Laut Anbieter überschreibt die KI keine Daten, die Ergebnisse werden vor dem Einfügen geprüft. Das AI Studio ist bei onOffice enterprise im Tarif all-in 99 €/Nutzer/Monat (inkl. AI Studio) enthalten.

Propstack Proppi: Notizen in den Zusammenhang bringen

Bei Propstack verbindet der KI-Assistent Proppi laut Anbieter Informationen aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Notizen, Aufgaben und Terminen, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und bereitet E-Mails, Terminvorschläge und Follow-ups vor. Ein sauber eingetragenes Gesprächsprotokoll als Notiz am Kontakt ist damit die Grundlage für den nächsten Schritt. Preis laut Preisseite: 99 €/Lizenz/Monat zzgl. MwSt. + 279 € Einrichtung.

Variante 2: Transkript eines Video- oder Telefongesprächs

Bei Online-Terminen kann ein Meeting-Assistent mitschreiben. Fireflies.ai nimmt laut Anbieter an Zoom-, Google-Meet- und Teams-Terminen teil, transkribiert in über 100 Sprachen mit Sprechererkennung und erstellt Zusammenfassungen mit Aufgaben; per Mobile App lassen sich laut Anbieter auch Gespräche vor Ort transkribieren. Preis laut Preisseite: Pro 10 USD je Nutzer/Monat bei jährlicher bzw. 18 USD bei monatlicher Abrechnung, dazu ein Free-Plan. Wichtig: Die Daten werden laut Anbieter in den USA verarbeitet, auch wenn im Enterprise-Tarif ein eigener Speicher möglich ist. Für Gespräche mit Eigentümerdaten ist das eine Abwägung, die Sie vorher treffen sollten.

Aufnahme nur mit Einverständnis

Ein Gespräch heimlich aufzunehmen ist keine Option. In Deutschland stellt § 201 StGB das unbefugte Aufnehmen des „nichtöffentlich gesprochenen Wortes“ unter Strafe (Gesetzestext); in Österreich regelt § 120 StGB den Missbrauch von Tonaufnahmegeräten (RIS). Fragen Sie also vor jeder Aufnahme ausdrücklich, dokumentieren Sie das Einverständnis und informieren Sie nach DSGVO über Zweck und Speicherdauer. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Mehr zur Auswahl datenschutzfreundlicher Tools in DSGVO und KI-Tools für Makler.

Was ins Protokoll gehört

• Objekt: Art, Lage, Fläche, Baujahr, Zustand, Modernisierungen laut Eigentümer.
• Eigentümer: Verkaufsgrund, Zeitrahmen, weitere Beteiligte (Miteigentümer, Erben), bevorzugter Kontaktweg.
• Preis: Preisvorstellung des Eigentümers und Ihre nächsten Schritte zur Bewertung, ohne Zusagen.
• Unterlagen: Was fehlt (Energieausweis, Grundrisse, Teilungserklärung) und wer es besorgt.
• Nächster Schritt: Termin, Frist, Verantwortlicher im Büro.

Prompt: Sprachnotiz in ein CRM-Protokoll verwandeln

„Hier ist das Transkript meiner Sprachnotiz nach einem Eigentümergespräch: [Text]. Erstelle daraus ein Protokoll mit den Abschnitten Objekt, Eigentümer-Situation, Preisvorstellung (nur wörtlich wie genannt), fehlende Unterlagen und nächste Schritte mit Datum. Markiere mit [?] alles, was unklar ist. Erfinde nichts dazu und lass Namen weg.“

Verwenden Sie für diesen Prompt ein Tool, das Sie datenschutzrechtlich freigegeben haben, und ersetzen Sie Namen und Adressen durch Platzhalter. Welche KI-Assistenten sich dafür eignen, vergleicht ChatGPT-Alternativen für Makler; weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts für Makler.

Prompt: Nachfass-Mail nach dem Termin

„Schreibe auf Basis dieses Protokolls [Protokoll] eine kurze, freundliche E-Mail an den Eigentümer (max. 120 Wörter): Dank für das Gespräch, Zusammenfassung der vereinbarten nächsten Schritte, Liste der noch fehlenden Unterlagen. Keine Preiszusagen, keine Marktzahlen.“

Worauf Sie achten sollten

• Prüfen statt übernehmen: Transkripte enthalten Hörfehler, besonders bei Zahlen und Straßennamen. Kontrollieren Sie Fläche, Baujahr und Preisangaben.
• Aufnahmen löschen: Wenn das Protokoll steht, braucht es die Audiodatei meist nicht mehr. Legen Sie eine Löschfrist fest.
• Ein Ort für alles: Das Protokoll gehört ins CRM zum Kontakt und Objekt, nicht in eine separate App.

Weitere Tools finden Sie in der Kategorie CRM und Maklersoftware; vor dem Einsatz von KI-Tools hilft die Checkliste KI-Kennzeichnung.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

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