Make, n8n und Zapier für Makler: Abläufe zwischen CRM, Portalen und Postfach automatisieren

Stand: 30.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Eine Anfrage über ImmoScout24 kommt rein, der Interessent landet im CRM, bekommt das Exposé und Sie einen Termin für den Rückruf. Ein Teil davon erledigt die Maklersoftware selbst, für den Rest braucht es eine Verbindung zu anderen Programmen: Kalender, Google-Tabelle, Slack, LinkedIn oder ein KI-Schritt, der die Anfrage zusammenfasst. Genau dafür gibt es Automatisierungsplattformen wie Make, n8n und Zapier. Entscheidend ist für Makler aber nicht, welche Plattform am meisten kann, sondern welche mit dem eigenen CRM spricht. Wir haben die Hilfe- und Entwicklerseiten von onOffice, Propstack und FLOWFACT am 30.10.2026 geprüft. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht gemacht.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Welches CRM spricht mit welcher Plattform?

onOffice enterprise: eigene Make-App und Webhooks

Laut onOffice-Hilfe gibt es in Make eine App „onOffice“, die Sie mit API-Token und API-Secret eines API-Benutzers verbinden. Als Auslöser stehen unter anderem neue oder geänderte Adressen und Immobilien bereit, als Aktionen etwa Adresse, Immobilie, Termin oder Suchprofil anlegen und aktualisieren. Die Auslöser fragen onOffice in festen Abständen ab, zum Beispiel alle 15 Minuten. Wer Daten sofort übergeben will, nutzt den Prozessschritt „Webhook“ im Prozessmanager: Er ruft eine Adresse per GET oder POST auf, der POST-Inhalt ist laut Hilfe auf 4.096 Zeichen begrenzt. Wichtig für die Kalkulation: Die Freischaltung eines API-Benutzers kann laut onOffice je nach Vertrag eine kostenpflichtige Zusatzoption sein, die API ist laut Dokumentation ein kostenpflichtiges Modul.

Propstack: Zapier-App und Webhooks

Laut Propstack-Hilfe gibt es eine eigene Zapier-App, die derzeit nur auf Einladung freigeschaltet wird. Sie reagiert auf neue oder geänderte Kontakte und Objekte und kann Kontakte, Anfragen, Notizen, Aufgaben und Termine anlegen. Für Make und n8n nutzen Sie Webhooks: Propstack ruft bei Ereignissen wie „Kontakt erstellt“ oder „Objekt aktualisiert“ eine Adresse auf; laut API-Dokumentation gibt es Ereignisse für Kontakte, Objekte, Aufgaben, Projekte, Dokumente und Suchprofile, bei Aktualisierungen mit den geänderten Feldern. Mit einem Sicherheitsschlüssel signiert Propstack jede Anfrage, sodass Ihr Ablauf prüfen kann, ob sie echt ist.

FLOWFACT: Anbindung über die API

FLOWFACT bietet laut Integrationsseite eine API mit Entwicklerdokumentation. Eine fertige App für Make oder Zapier haben wir auf den Anbieterseiten nicht gefunden. Verbinden lässt sich FLOWFACT trotzdem, dann über allgemeine HTTP-Module der Plattformen. Das erfordert technisches Wissen, denn laut Dokumentation muss ein Zugriffstoken regelmäßig erneuert werden. Planen Sie dafür einen Dienstleister ein oder fragen Sie FLOWFACT nach fertigen Partnerlösungen.

Vier Abläufe für das Maklerbüro

1. Portalanfrage → Rückruftermin: Neue Adresse im CRM (Auslöser) → Termin „Ersttelefonat“ beim zuständigen Makler anlegen. Diesen Ablauf beschreibt die onOffice-Hilfe selbst als Beispiel. Mit Propstack geht das über den Webhook „Kontakt erstellt“.
2. Objekt verkauft → Team und Social Media informieren: Statuswechsel auf „Verkauft“ löst den Webhook aus, die Plattform schickt eine Nachricht ins Team und bereitet einen Social-Media-Beitrag als Entwurf vor. Veröffentlichen sollte ein Mensch, nach Freigabe durch den Eigentümer.
3. Neues Objekt → Interne Übersicht: Bei „Objekt erstellt“ landen Eckdaten in einer gemeinsamen Tabelle für Akquise-Auswertung oder Marketingplanung, ohne personenbezogene Daten.
4. Eingang im Postfach → Zusammenfassung: Eine Mail an ein bestimmtes Postfach wird per KI-Schritt in drei Sätzen zusammengefasst und als Notiz oder Aufgabe im CRM angelegt. Antworten an Kunden prüft immer ein Mensch.

Für die KI-Schritte selbst eignen sich Assistenten mit klaren Datenschutzangaben, siehe ChatGPT-Alternativen für Makler. Wie Sie Eigentümer-Anfragen vorqualifizieren, steht in Eigentümer-Leads mit KI qualifizieren.

Make, n8n oder Zapier: kurz eingeordnet

• Make passt, wenn Sie onOffice nutzen, weil es dort die fertige App gibt. Beim Anlegen einer Organisation wählen Sie laut Make-Hilfe das Rechenzentrum (USA oder EU); ändern lässt sich das danach nicht. Der Free-Plan hat laut Make kein Zeitlimit und braucht keine Kreditkarte.
• Zapier passt, wenn Sie Propstack nutzen und die Einladung zur Zapier-App erhalten. Der kostenlose Tarif umfasst laut Preisseite Free 0 $ (100 Tasks/Monat) und nur zweistufige Abläufe.
• n8n passt, wenn Sie Webhooks und HTTP-Aufrufe selbst bauen wollen oder einen eigenen Server bevorzugen. n8n zählt laut Preisseite komplette Ausführungen statt einzelner Schritte; in der Cloud kosten Cloud Starter 20 €/Monat, Pro 50 €/Monat (jährliche Zahlung).

Wie die drei Plattformen abrechnen und wo sie Daten speichern, vergleicht unser Schwesterportal ausführlich im Ratgeber Make, n8n oder Zapier für Vermittler. Alle Tools stehen in der Kategorie Automatisierung; Maklersoftware im Vergleich zeigt Maklersoftware mit KI: Kosten im Vergleich.

Datenschutz und Kontrolle

• Datenminimierung: Übergeben Sie nur die Felder, die der nächste Schritt braucht. Für eine Teamnachricht reichen Objektnummer und Ort, nicht Name und Telefonnummer des Eigentümers.
• Auftragsverarbeitung: Jede Plattform, die Interessenten- oder Eigentümerdaten verarbeitet, braucht in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Grundlagen im Ratgeber DSGVO und KI-Tools für Makler.
• Rechte des API-Benutzers: Geben Sie dem API-Benutzer nur die Rechte, die der Ablauf braucht, etwa nur Objekte lesen.
• Fehler überwachen: Ein fehlerhafter Ablauf verschickt Fehler automatisch weiter. Testen Sie mit einem Testobjekt und schalten Sie Fehlerbenachrichtigungen ein. Die onOffice-Hilfe empfiehlt beim ersten Start „ab jetzt“, damit nicht alle alten Datensätze erneut verarbeitet werden.

Diese Seite ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Eine Checkliste für die Einführung von KI-Tools bietet die KI-Checkliste für Makler.

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