Besichtigungen mit KI organisieren: Terminvergabe, Erinnerungen und Feedback für Makler

Stand: 31.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Ein gefragtes Objekt bringt schnell dutzende Anfragen. Wer jeden Besichtigungstermin per Telefon und E-Mail einzeln abstimmt, verliert Stunden, und nach dem Termin fehlt oft eine saubere Rückmeldung für den Eigentümer. Vieles davon lässt sich heute digital erledigen: Interessenten buchen selbst einen freien Slot, bekommen automatisch eine Bestätigung, und nach dem Termin geht ein Feedbackformular raus. KI kommt an zwei Stellen dazu: bei Terminanfragen per Telefon oder Chat und beim Formulieren von Einladungen, Nachfassmails und Eigentümerberichten. Wir haben die Hilfe- und Produktseiten der Anbieter am Stand Oktober 2026 geöffnet; einen eigenen Praxistest haben wir nicht gemacht.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Schritt 1: Termine vergeben, ohne Telefon-Pingpong

onOffice: onPointment und Terminblocker

Mit dem Buchungssystem onPointment wählen Kunden laut onOffice selbst einen Wunschtermin aus den Zeiten, die Sie freigeben. Gebuchte Termine landen direkt im Kalender von onOffice enterprise und sind mit den Datensätzen verknüpft. Den Buchungskalender binden Sie per Code auf der Website ein oder verschicken ihn als Link per Mail. Für Besichtigungen mit festen Zeiten gibt es laut Anbieter den „Terminblocker“: Sie blockieren Zeitfenster im Kalender, die dann in der Online-Buchung angeboten werden. Über den Marketplace lässt sich laut onOffice-Hilfe außerdem der Dienst IMMOinstant anbinden, der Anfragen per E-Mail oder WhatsApp beantwortet und Terminbuchung je Objekt anbietet.

Propstack: Massentermin und Termin-Planer

Für Wohnungsbesichtigungen mit vielen Interessenten beschreibt die Propstack-Hilfe den „Massentermin“: Sie legen einen Zeitraum fest, ein Intervall (zum Beispiel 15 Minuten) und wie viele Personen pro Slot kommen dürfen. Propstack erzeugt daraus einen Link, den Sie per E-Mail verschicken, auf Portalen verwenden oder per Iframe auf der Website einbinden. Nach der Buchung kann automatisch eine Bestätigung mit einem vorher angelegten Textbaustein rausgehen; gebuchte Interessenten werden mit dem Termin verknüpft, sofern der Kontakt über die E-Mail-Adresse gefunden wird. Für Einzeltermine gibt es den Termin-Planer mit Termin-Dauer, Puffer vor dem Termin und festen Verfügbarkeiten, der die freien Zeiten aus dem Kalender des zuständigen Nutzers berechnet. Laut Funktionsseite erinnert Propstack Kunden außerdem automatisch an den Termin.

FLOWFACT: Termine im CRM und mobil

FLOWFACT verwaltet Termine im Kalender des CRM. In der App FLOWFACT GO können Sie laut Anbieter bei geplanten Besichtigungen zum Termin navigieren und auf Eckdaten, Exposé und Kontaktmöglichkeiten der Interessenten zugreifen. Eine Selbstbuchungsseite für Interessenten haben wir auf den geöffneten FLOWFACT-Seiten nicht gefunden; fragen Sie im Zweifel beim Anbieter nach.

Schritt 2: Terminanfragen per Telefon oder Chat abfangen

Viele Interessenten rufen abends oder am Wochenende an. Ein KI-Telefonassistent wie fonio.ai nimmt laut Anbieter Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Routinefragen mit den hinterlegten Infos, vereinbart Termine direkt im Gespräch und lässt sich mit Kalender und CRM verbinden. Kosten laut Preisseite: Solo 119 €/Monat netto bzw. 99 €/Monat bei jährlicher Abrechnung (1.000 Minuten). Was KI-Telefonie für Makler insgesamt kostet und welche Anbieter es gibt, steht im Ratgeber KI-Telefonassistent für Makler.

Auf der Website kann ein Chatbot wie moinAI Fragen zum Objekt beantworten und an Ihr Team übergeben; das ist eher etwas für größere Büros (laut Preisseite Business ab 750 €/Monat (jährlich)). Wie Sie Anfragen vor dem Termin vorqualifizieren, damit nur ernsthafte Interessenten kommen, zeigt Leads mit KI qualifizieren.

Schritt 3: Nach dem Termin Feedback einholen

Für den Eigentümer zählt, was die Interessenten sagen. onOffice hat dafür das Immofeedback (früher Terminnachbereitung): Nach dem Termin geht laut Hilfe automatisch eine E-Mail mit Feedbackformular an die verknüpften Teilnehmer, die nicht abgesagt haben. Der Versand lässt sich um einige Stunden verschieben, Absagegründe werden mit wenigen Klicks übermittelt, und die Ergebnisse landen in den Aktivitäten und in der Statistik der Immobilie. Voraussetzung laut Hilfe: Im Termin sind eine Immobilie, mindestens eine Adresse und ein Benutzer verknüpft; bei Serienterminen funktioniert der automatische Versand nicht.

In Propstack und FLOWFACT lassen sich Nachfassmails über Textbausteine bzw. Vorlagen verschicken. FLOWFACT dokumentiert laut Anbieterseite Absagen und ihre Gründe in einer eigenen Ansicht.

Vier Prompts für die Besichtigung

Die Vorlagen funktionieren in jedem KI-Assistenten. Arbeiten Sie mit Platzhaltern statt echter Namen und Adressen; welche Assistenten sich datenschutzfreundlich einsetzen lassen, steht in ChatGPT-Alternativen für Makler.

1. Einladung mit Buchungslink

„Schreibe eine kurze, freundliche E-Mail an einen Interessenten für die [Objektart] in [Stadtteil]. Inhalt: Einladung zur Besichtigung, Buchungslink [Link], Hinweis auf mitzubringende Unterlagen [Liste], Bitte um Absage, falls der Termin nicht passt. Höchstens 120 Wörter, sachlich, keine Superlative.“

2. Erinnerung am Vortag

„Formuliere eine Erinnerung (höchstens 60 Wörter) an den Besichtigungstermin morgen um [Uhrzeit] in [Adresse-Platzhalter]. Erwähne Treffpunkt [Treffpunkt] und Parkmöglichkeit [Hinweis]. Biete eine einfache Absagemöglichkeit an.“

3. Fragenkatalog für das Feedback

„Erstelle fünf kurze Fragen für ein Feedbackformular nach einer Wohnungsbesichtigung: Gesamteindruck, Lage, Zustand, Preis-Einschätzung, Interesse an einem Angebot. Antwortmöglichkeiten jeweils als Auswahl, eine Frage mit freiem Textfeld. Neutral formuliert, ohne Suggestivfragen.“

4. Wochenbericht für den Eigentümer

„Fasse die folgenden anonymisierten Rückmeldungen aus [Anzahl] Besichtigungen in einem sachlichen Bericht für den Eigentümer zusammen: häufigste positive Punkte, häufigste Kritik, genannte Preisvorstellungen, Vorschlag für den nächsten Schritt. Keine Prognosen zu Verkaufspreis oder -dauer. Rückmeldungen: [Text]“

Weitere Vorlagen für den Makleralltag finden Sie in unseren kostenlosen KI-Prompts für Makler.

Worauf Sie achten sollten

• Datenschutz: Buchungsseiten, Feedbackformulare und KI-Tools verarbeiten personenbezogene Daten. Klären Sie Auftragsverarbeitung und Datenschutzhinweise, Grundlagen in DSGVO und KI-Tools für Makler. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
• Kennzeichnung: Wenn ein KI-Telefonassistent oder Chatbot mit Interessenten spricht, sollte erkennbar sein, dass es eine KI ist. Was seit August 2026 gilt, fasst die Checkliste zur KI-Kennzeichnung zusammen.
• Ein Kalender als Wahrheit: Selbstbuchung funktioniert nur, wenn der CRM-Kalender aktuell ist. Synchronisieren Sie private Termine oder blockieren Sie sie.
• Mensch am Ende: Die KI formuliert, Sie entscheiden. Prüfen Sie Eigentümerberichte vor dem Versand, besonders Aussagen zum Preis.

Welche Maklersoftware welche Module zu welchem Preis mitbringt, vergleicht Maklersoftware mit KI: Kosten im Vergleich. Alle Programme finden Sie in der Kategorie CRM und Maklersoftware.

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